L’Autorité d’audit flamande élabore une stratégie d’audit par fonds et par période de programme, qui est mise à jour annuellement.
Cela comprend les activités d’audit suivantes:
Le AAF est chargé d’évaluer l’efficacité du système de gestion et de contrôle du programme opérationnel. A cette fin, il sélectionne chaque année un échantillon représentatif de projets à auditer. Cet échantillon est prélevé de façon aléatoire et conforme aux directives européennes. En règle générale, une méthode d’échantillonnage statistique est utilisée mais, si la population ne le permet pas, une méthode d’échantillonnage non statistique sera utilisée.
L’objectif d’un ACA est d’évaluer le contrôle de première ligne effectué par l’autorité de gestion.
A cette fin, l’ACA examine entre autres les points suivants:
- L’action concrète répond-elle aux critères de sélection du programme opérationnel, est-elle exécutée conformément à la décision d’approbation et satisfait-elle à toutes les conditions relatives à la fonctionnalité et à l’utilisation ainsi qu’aux objectifs à atteindre?
- Les coûts et revenus déclarés correspondent-ils aux pièces justificatives et aux données de comptabilité du bénéficiaire?
- Les dépenses correspondent-elles à la période éligible et sont-elles effectivement payées par le bénéficiaire?
- Les dépenses correspondent-elles à l’action concrète approuvée?
- Les données relatives aux indicateurs et points d’étape sont-elles fiables?
- Dans quelle mesure les actions concrètes ont-elles permis que des progrès matériels soient réalisés et mesurés à l’aide d’indicateurs de résultat/réalisation tant généraux que spécifiques au programme?
- Les coûts déclarés par le bénéficiaire sont-ils conformes aux règlements communs et nationaux?
- Les documents sous-jacents sont-ils satisfaisants et une piste d’audit traçable existe-t-elle?
- Les prescriptions en matière d’aides d’Etat et les exigences en matière de publicité, de développement durable, de durabilité, d’égalité des chances et de non-discrimination sont-elles satisfaites?
- La règlementation nationale et européenne en matière de marchés publics est-elle respectée?
- La contribution publique a-t-elle été versée au bénéficiaire?
Les audits de système sont réalisés à intervalles réguliers auprès de l’Autorité de gestion (AG), des Organismes intermédiaires (OI) et de l’Autorité de certification (AC) afin de déterminer l’efficacité du système. Un audit de système consiste à examiner l’adéquation des systèmes mis en place ainsi qu’à en vérifier l’efficacité sur un échantillon limité.
Les objectifs de contrôle de cet audit s’appuient sur les exigences clés ci-dessous, telles que définies dans la réglementation européenne.
Pour les audits auprès des AG et OI, les exigences clés suivantes sont applicables :
- Les fonctions des AG/OI sont clairement définies et assignées, et il existe une délimitation manifeste des compétences par rapport aux (éventuels) organismes intermédiaires ;
- Des procédures adéquates sont établies pour la sélection des actions concrètes ;
- Des informations et directives sont dûment fournies aux bénéficiaires ;
- Les vérifications de gestion réalisées par les AG/OI sont adéquates ;
- Un système efficace garantissant une piste d’audit satisfaisante a été mis en place ;
- Les systèmes de notification informatisés concernant la comptabilité, le suivi et les finances – incluant les liens avec les systèmes d’échange de données électroniques avec les bénéficiaires – sont fiables ;
- Des mesures anti-fraude efficaces et proportionnées sont en place ;
- Des procédures adéquates sont suivies pour la rédaction de la déclaration de gestion ainsi que de la synthèse annuelle des rapports d’audits définitifs et des contrôles exécutés.
Pour les audits auprès des AC, les exigences clés suivantes sont applicables :
- Les fonctions de l’AC sont clairement définies et assignées, et sont clairement séparées au sein de l’AC et des (éventuels) organismes intermédiaires ;
- L’AC dispose de procédures adéquates pour la rédaction et la soumission de demandes de paiement ;
- Une administration automatisée adéquate des dépenses déclarées et des contributions publiques correspondantes existe ;
- Un système satisfaisant est en place pour l’administration des montants recouvrables, encaissés et retirés ;
- Des procédures appropriées existent pour l’établissement des comptes et la certification de leur précision, véracité et caractère exhaustif ;
- De plus, en cas d’éventuelle découverte, des recommandations ont été formulées pour permettre à l’autorité impliquée d’y remédier.
Le contrôle des comptes réalisé par le AAF permettra de fournir un niveau de certitude raisonnable sur le caractère exhaustif, la précision et la véracité des montants déclarés dans les comptes.
Cet audit s’appuie sur les résultats des audits de système auprès des AC, des audits d’actions concrètes de l’année d’audit concernée et des éventuels audits exécutés par la Commission européenne, la Cour des comptes européenne ou d’autres instances d’audit.
Les résultats des audits d’actions concrètes seront utilisés pour faire une vérification du montant total des dépenses éligibles déclarées. Cette vérification s’accompagnera de vérifications de la fiabilité du système de comptabilité de l’AC et de l’exactitude des dépenses et des montants retirés ou recouvrés enregistrés dans le système de comptabilité de l’AC.
En qualité d’Autorité d’audit, le AAF remet un rapport annuel de contrôle (RAC) à la Commission européenne au plus tard le 15 février. Ce rapport présente :
- les résultats des audits d’actions concrètes en rapport avec l’exercice clôturé le 30 juin ;
- les résultats des audits de système réalisés, faisant état des éventuelles lacunes des systèmes de gestion et de contrôle par rapport au programme.
De plus, ce rapport documente également l’audit des comptes.
En plus du rapport annuel de contrôle, le AAF donne une opinion d’audit sur l’efficacité du système de gestion et de contrôle de façon à pouvoir fournir une garantie raisonnable sur le caractère légal et réglementaire des transactions sous-jacentes aux dépenses soumises à la Commission.
Le Groupe d’auditeurs (GA) de chaque fonds, présidé par l’autorité d’audit responsable, inclut un représentant de chaque Etat-membre participant au programme de coopération. Ce groupe constitue le forum au sein duquel sont examinés les rapports d’audit, parmi d’autres points.