Die Flämische Prüfbehörde erstellt eine Prüfungsstrategie pro Fonds und Programmzeitraum, die jährlich aktualisiert wird.
Dies umfasst die folgenden Prüfungsaktivitäten:
Die FPB muss das Funktionieren des Verwaltungs- und Kontrollsystems des operationellen Programms beurteilen. Zu diesem Zweck wird jedes Jahr eine repräsentative Stichprobe zu auditierender Projekte ausgewählt. Es handelt sich um eine Zufallsstichprobe, gezogen gemäß den europäischen Richtlinien. In der Regel wird ein statistisches Stichprobenverfahren angewendet; wenn die Grundgesamtheit das nicht zulässt, wird ein nicht-statistisches Stichprobenverfahren angewendet.
Das Ziel eines Audits von Vorhaben ist, die Erstkontrolle der Verwaltungsbehörde zu beurteilen.
Zu diesem Zweck werden unter anderem folgende Elemente geprüft:
- Entspricht das Vorhaben den Auswahlkriterien für das operationelle Programm, wurde es gemäß der Genehmigungsentscheidung durchgeführt? Erfüllt es alle Bedingungen hinsichtlich Funktionalität und Nutzung oder den zu erreichenden Zielen?
- Stimmen die gemeldeten Kosten und Einnahmen mit den buchhalterischen Angaben und den Belegen des Begünstigten überein?
- Beziehen sich die Ausgaben auf den Förderzeitraum und wurden sie vom Begünstigten bezahlt?
- Beziehen sich die Ausgaben auf das genehmigte Vorhaben?
- Sind die Daten zu Indikatoren und Meilensteinen zuverlässig?
- Inwiefern wurden mit den Vorhaben materielle Fortschritte gemacht, wobei allgemeine und programmspezifische Output- und Ergebnisindikatoren als Maßstab dienen?
- Entsprechen die vom Begünstigten gemeldeten Kosten den gemeinschaftlichen und nationalen Vorschriften?
- Sind die zugrundeliegenden Dokumente ausreichend und ist ein nachvollziehbarer Prüfungspfad vorhanden?
- Sind Anforderungen an staatliche Beihilfen, Veröffentlichung, nachhaltige Entwicklung, Chancengleichheit und Nichtdiskriminierung erfüllt?
- Wurden die nationalen und europäischen Vorschriften zur öffentlichen Auftragsvergabe eingehalten?
- Wurde der öffentliche Beitrag an den Begünstigten gezahlt?
Damit festgestellt werden kann, ob das Systems effektiv funktioniert, erfolgen regelmäßig Systemaudits bei der Verwaltungsbehörde (VB), den zwischengeschalteten Stellen (zS) und der Bescheinigungsbehörde (BB). Ein Systemaudit untersucht die Angemessenheit der eingerichteten Systeme und prüft ihre Effektivität auf Basis einer begrenzten Stichprobe.
Als Prüfungsziele dienen folgende Hauptanforderungen, die in den europäischen Vorschriften festgelegt sind.
Für die VB und die zS gelten die folgenden Hauptanforderungen:
- Die Funktionen der VB/zS sind klar definiert und zugeordnet; es besteht eine klare Abgrenzung der Zuständigkeiten gegenüber den zwischengeschalteten Stellen (falls vorhanden).
- Es wurden adäquate Verfahren für die Auswahl der Vorhaben ausgearbeitet.
- Den Begünstigten werden Informationen und Richtlinien auf angemessene Weise zur Verfügung gestellt.
- Die von den VB/zS durchgeführten Managementüberprüfungen sind angemessen.
- Es gibt ein effektives System für einen hinreichenden Prüfungspfad.
- Die computergestützten Berichtssysteme für Buchhaltung, Monitoring und Finanzen sind zuverlässig. Gleiches gilt für die Verknüpfungen mit Systemen zum elektronischen Datenaustausch mit den Begünstigten.
- Wirksame und angemessene Maßnahmen zur Betrugsbekämpfung sind vorhanden.
- Es gibt adäquate Verfahren für die Erstellung der Verwaltungserklärung sowie der jährlichen Zusammenfassung der abschließenden Auditberichte und der durchgeführten Kontrollen.
Die folgenden Hauptanforderungen werden in Bezug auf die BB geprüft:
- Die Funktionen der BB sind klar definiert und zugeordnet; es besteht eine klare Funktionstrennung zwischen der BB und den zwischengeschalteten Stellen (falls vorhanden).
- Die BB verfügt über geeignete Verfahren für das Aufstellen und Einreichen von Zahlungsanträgen.
- Es besteht eine geeignete automatisierte Verwaltung der gemeldeten Ausgaben und des entsprechenden öffentlichen Beitrags.
- Es bestehen wirksame Regelungen für die Verwaltung von rückforderbaren, vereinnahmten und abgeschriebene Beträgen.
- Es gibt adäquate Verfahren für das Aufstellen der Buchhaltung und der Bescheinigung ihrer Vollständigkeit, Genauigkeit und Richtigkeit.
- Damit die betreffende Behörde etwaige Beanstandungen in Zukunft vermeiden kann, werden gegebenenfalls Empfehlungen ausgesprochen.
Durch die Buchprüfung bietet die FPB angemessene Sicherheit über die Vollständigkeit, Genauigkeit und Richtigkeit der in der Buchhaltung angegebenen Beträge.
Dieses Audit wird auf der Grundlage der Ergebnisse der Systemaudits bei der BB, der Audits der Vorhaben des betreffenden Auditjahres und etwaiger Prüfungen durch die Europäische Kommission, den Europäischen Rechnungshof oder andere Prüfungsorgane durchgeführt.
Anhand der Ergebnisse der Audits von Vorhaben wird der Gesamtbetrag der gemeldeten förderfähigen Ausgaben überprüft. Zusätzlich wird die Zuverlässigkeit des Buchhaltungssystems der BB sowie die Richtigkeit der im Buchhaltungssystem der BB erfassten Ausgaben, abgeschriebenen Beträge und Rückforderungen überprüft.
Als Prüfbehörde hat die FPB die Aufgabe, der Europäischen Kommission spätestens am 15. Februar einen jährlichen Kontrollbericht (ACR) mit folgendem Inhalt vorzulegen:
- Ergebnisse der Audits von Vorhaben des am 30. Juni endenden Haushaltsjahres
- Ergebnisse der durchgeführten Systemaudits, worin eventuelle Schwachstellen der Verwaltungs- und Kontrollsysteme für das Programm gemeldet werden
Darüber hinaus wird in diesem Bericht auch über das Audit der Buchhaltung berichtet.
Zusätzlich zum jährlichen Kontrollbericht gibt die FPB einen Bestätigungsvermerk über die Effektivität des Verwaltungs- und Kontrollsystems ab, das eine angemessene Garantie der Recht- und Ordnungsmäßigkeit der bei der Kommission eingereichten Ausgaben bietet.
Die Auditorengruppe (Group of Auditors, GoA) jedes Fonds wird von der zuständigen Prüfbehörde geleitet und besteht aus einem Vertreter jedes am Kooperationsprogramm teilnehmenden Mitgliedsstaates. Sie ist das Forum, in dem u. a. Auditberichte besprochen werden.