De Vlaamse Auditautoriteit (VAA) stelt per fonds en per programmaperiode een auditstrategie op die jaarlijks wordt geüpdatet.
Deze bevat onder meer de volgende auditactiviteiten:
De VAA dient de werking van het beheers- en controlesysteem van het operationele programma te beoordelen. Hiervoor wordt jaarlijks een representatieve steekproef geselecteerd van projecten die geauditeerd zullen worden. Deze steekproef is willekeurig en wordt conform de Europese richtlijnen getrokken. In de regel wordt een statistische steekproefmethode toegepast, indien de populatie het niet toelaat, wordt een niet-statistische steekproefmethode toegepast.
Het objectief van een ACA is om de eerstelijnscontrole van de managementautoriteit te beoordelen.
Hiertoe worden onder andere volgende elementen getoetst:
- dat de concrete actie beantwoordt aan de selectiecriteria voor het operationele programma, is uitgevoerd overeenkomstig de goedkeuringsbeschikking en voldoet aan alle voorwaarden betreffende functionaliteit en gebruik of de te verwezenlijken doelstellingen;
- dat de gedeclareerde kosten en inkomsten overeenstemmen met de boekhoudkundige gegevens en bewijsstukken van de begunstigde;
- dat de uitgaven betrekking hebben op de subsidiabele periode en zijn betaald door de begunstigde;
- dat de uitgaven betrekking hebben op de goedgekeurde concrete actie;
- dat de gegevens over indicatoren en mijlpalen betrouwbaar zijn;
- in hoeverre er met de concrete acties materiële vooruitgang is geboekt, gemeten aan de hand van algemene en programmaspecifieke output- en resultaatindicatoren;
- dat de door de begunstigde gedeclareerde kosten in overeenstemming zijn met de communautaire en nationale reglementen;
- dat de onderliggende documenten toereikend zijn en dat er een volgbaar controlespoor is;
- dat aan de voorschriften voor staatssteun, de vereisten op het gebied van publiciteit, duurzame ontwikkeling, duurzaamheid en gelijke kansen en non discriminatie voldaan is;
- dat er voldaan werd aan de nationale en Europese regelgeving voor overheidsopdrachten;
- de verificatie dat de overheidsbijdrage aan de begunstigde betaald is.
Systeemaudits worden op regelmatige basis uitgevoerd bij de managementautoriteit (MA), intermediaire instanties (I.I.) en de certificeringsautoriteit (CA) om de effectiviteit van de werking van het systeem vast te stellen. In een systeemaudit wordt de adequaatheid van de opgezette systemen nagegaan en wordt tevens de effectiviteit ervan getoetst aan de hand van een beperkte steekproef.
Als controledoelstellingen hierbij worden onderstaande sleutelvereisten, zoals bepaald in de Europese regelgeving, gehanteerd.
Voor de MA en de I.I. gelden volgende sleutelvereisten:
- de functies van de MA/I.I. zijn duidelijk bepaald en toegewezen en er bestaat een duidelijke bevoegdheidsafbakening t.a.v. de (eventuele) bemiddelende instanties;
- er zijn adequate procedures uitgeschreven voor de selectie van concrete acties;
- er wordt op een adequate wijze informatie en richtlijnen verstrekt aan de begunstigden;
- de door de MA/I.I. uitgevoerde managementsverificaties zijn adequaat;
- er bestaat een effectief systeem voor een toereikend controlespoor;
- de geïnformatiseerde rapportagesystemen in verband met boekhouding, monitoring en financiën, waaronder koppelingen met de systemen voor elektronische gegevensuitwisseling met de begunstigden zijn betrouwbaar;
- er bestaan afdoende en evenredige maatregelen tegen fraude.
- er zijn passende procedures voor het opstellen van de beheersverklaring en de jaarlijkse samenvatting van de definitieve auditverslagen en uitgevoerde controles.
Volgende sleutelvereisten worden getoetst met betrekking tot de CA:
- de functies van de CA zijn duidelijk bepaald en toegewezen en er bestaat een duidelijke functiescheiding binnen de CA en de (eventuele) bemiddelende instanties;
- de CA heeft geschikte procedures voor het opstellen en indien van betalingsaanvragen;
- er bestaat een geschikte geautomatiseerde administratie van de gedeclareerde uitgaven en van de overeenkomstige overheidsbijdrage;
- er werd een afdoende regeling uitgewerkt voor administratie van terugvorderbare, geïnde en geschrapte bedragen;
- er zijn passende procedures voor het opstellen en certificeren van de volledigheid, nauwkeurigheid en waarachtigheid van de rekeningen.
- tevens worden bij eventuele bevindingen aanbevelingen geformuleerd om de betrokken autoriteit in staat te stellen deze bevindingen naar de toekomst toe te mitigeren.
Door middel van de controle van de rekeningen zal de AA een redelijke mate van zekerheid bieden over de volledigheid, de nauwkeurigheid en de waarachtigheid van de gedeclareerde bedragen in de rekeningen.
Het uitvoeren van deze audit zal gebeuren op basis van de resultaten van de systeemaudits van de CA, de audits op concrete acties van het betrokken auditjaar en eventuele audits uitgevoerd door de Europese Commissie, de ‘European Court of Auditors’ of andere auditinstanties.
De resultaten van de audits op concrete acties zullen worden gebruikt om een verificatie uit te voeren van het totale bedrag van gedeclareerde subsidiabele uitgaven. Daarbij worden nog bijkomende verificaties verricht van de betrouwbaarheid van het boekhoudsysteem van de CA en van de juistheid van de uitgaven, geschrapte bedragen en terugvorderingen, die in het boekhoudsysteem van de CA geregistreerd staan.
Als auditautoriteit heeft de VAA de taak een jaarlijks controlerapport (ACR) voor te leggen aan de Europese Commissie op uiterlijk 15 februari met:
- De resultaten van de audits op concrete acties die betrekking hebben op het boekjaar eindigend op 30 juni;
- de resultaten van de systeemaudits die zijn verricht en waarin de eventuele tekortkomingen in de beheers- en controlesystemen voor het programma worden gemeld.
Daarnaast wordt tevens de audit van de rekeningen in dit verslag gerapporteerd.
Naast het jaarlijks controlerapport geeft de VAA een opinie over de effectiviteit van het beheers- en controlesysteem om een redelijke garantie te kunnen bieden over de wettigheid en de regelmatigheid van de onderliggende transacties bij de Commissie ingediende uitgaven.
De groep van auditoren (GoA) van elk fonds staat onder voorzitterschap van de verantwoordelijke auditautoriteit en is samengesteld uit een vertegenwoordiger uit elke lidstaat die aan het samenwerkingsprogramma deelneemt. Dit vormt het forum waarbinnen o.a. auditverslagen besproken worden.